Interim menedzserként ahhoz, hogy a megbízás során a teljes rendszert átlássuk, ismernünk kell a folyamatokat, dokumentumokat is. Ezek áttanulmányozása kapcsán magától adódik a lehetőség, hogy a fellelt hiányosságokat kijavítsuk.

A legnagyobb kihívást a helyzet gyors feltérképezése és az azonnali megoldás implementálása jelenti egy adott, már működő szervezetben.
Egy interim menedzser, mint kívülálló könnyebben észreveszi azokat a dolgokat, amik fölött a belső munkatársak a mindennapi operatív feladatok végzése közben esetleg átsiklanak. Általánosan elmondhatom, hogy mint külső szakértő, lehetőségem nyílik arra, hogy megőrizzem objektivitásomat, tiszta, érzelemmentes képet adjak a vezetőségnek a helyzetről.

Ez hozzásegít ahhoz, hogy korrekt és gyors, megoldást jelentő javaslattal álljak elő, mellyel a meglévő rendszer fejleszthető, tökéletesíthető. Az interim menedzser ily módon támogatja leghatékonyabban a felső vezetést abban, hogy nemcsak az operatív folyamatokat ellenőrzi, hanem stratégiai kérdésekben is alternatívákat kínál. Interim menedzserként rugalmasan, a legjobb megoldást keresve tudom alakítani a javaslatokat a megbízó igényeinek megfelelően, minden személyes érdekeltség nélkül kritikus szemmel képes vagyok a szervezetet átvizsgálni. Elengedhetetlen része az interim menedzseri tevékenységnek a coaching. Gyakran tapasztalom az adott szervezeti egységhez csatlakozva, hogy külsős státuszomnál fogva nyitottak és befogadóak a szervezet vezetői a fejlesztési útmutatásaimra, mely teljes mértékben megegyezik a felsővezetői igényekkel is. Így válik a coaching szerves és elengedhetetlen részévé tevékenységünknek.

A HR egy meglehetősen szerteágazó terület. Egyrészt stratégiai és szolgáltató szerepek párhuzamos működtetése a legnagyobb kihívás. Másrészt e szakterület egyes részein nincsenek kőbe vésett szabályok (felvételi beszélgetés, teljesítmény értékelési rendszer stb.), más részek, mint pl. a jogi rész ezzel szemben igencsak konkrét szabályokat tartalmaz, melyek természetesen időről-időre változnak.

Egyik munkám során egy olyan cégcsoporthoz kerültem, ahol a lelkes bérszámfejtőkön kívül már jó ideje nem volt más a HR osztályon. Ki kell emelnem, hogy igen precízen és lelkiismeretesen végezték a munkájukat, de ennek ellenére voltak problémák és fejleszthető területek. A termelő szektorban tevékenykedő vállalattal mintegy fél even keresztül szinte a teljes HR tevékenységre kiterjedően hajtottunk verge fejlesztéseket. Integrált HR rendszer létrehozása és az addig működő különböző rendszerek összehangolása egyaránt cél volt. A stratégiai célok eléréséig természetesen hosszú út vezetett. Első körben az operatív oldalról láttam szükségesnek megtámogatni a szezetet.

Ezek közül egy dolgot emelnék ki amely a HR adminisztráció területén jelentkezett: a jelenléti íveket. Ez egy gyakori dilemma a szervezetekben. Hogyan alakítsunk ki olyan rendszert, melyben a jelenléti ívek minden formai és tartalmi követelményeit betartjuk és mégis időre, a dolgozók megelégedettségére megtörténik a bérszámfejtés és az utalás.
A törvény szerint tárgyhó 10. napjáig kell a béreket átutalni, addigra kell a bérszámfejtéssel elkészülni. Gyakori viszont az igény a munkavállalók részéről, hogy minél előbb, akár a ledolgozott hónap utolsó napjára már megkapják a fizetésüket. Ez a szabályok betartása mellett nagyon nehéz, rengeteg extra adminisztratív feladatot ró a bérszámfejtésre, amivel nagyon sokszor a vezetőség sincs tisztában, ezért könnyen enged a munkavállalói kérésnek. Egy ellenőrzés során azonban előfordulhat, hogy ez súlyos büntetésekbe csap át, mivel a jelenéti íveket jelenidőszerűen kell vezetni és nem lehet előre kitölteni.
És itt a dilemma: engedjünk-e a munkavállalói nyomásnak vagy ragaszkodjunk a törvény adta lehetőséghez? Első prioritást mindig a jogszabályi megfelelés élvezi.
A megoldás, mint általában, valahol középúton van: a dolgozókkal el kell tudni fogadtatni, hogy a törvény adta lehetőség, vagyis 10-e előtt, a hónap első 3-4-5 napjában kapja meg a fizetését, de ehhez az ő együttműködésére is szükség van, vagyis a pontosan vezetett, aláírt és időben leadott jelenléti ívre, mivel ez a bérszámfejtés részére bizonylat, anélkül nem történhet bérfizetés.
A rendszer felállításához és működtetéséhez pontos belső szabályokat kell kialakítani, lehetőség szerint a helyi viszonyokhoz alkalmazkodva megpróbálni minden eshetőséget lefedni. És ebben tökéletes segítség lehet egy interim HR menedzser, aki tiszta fejjel, éles szemmel, friss lendülettel átfésüli a teljes rendszert.

Készítette:

Dr Takács Márta
Interim Manager
HR, Munkajog