Szétszórt vagyok – ez krízis helyzetben nem segít! – de valójában mi is az, ami szétszór bennünket? Mi a jobb: ha a szétszórtságot csökkentjük, vagy ha a fókuszt növeljük? A csökkentés, persze krízis időszakban eleve nehéz, a félelem meg csak növeli, de tudjuk, hogy minden fejben dől el, gyakoroljuk!
Másik azonnali gyorssegély a fókuszgyilkos multitasking leállítása.
A multitaskingról már rég bebizonyosodott: arra ugyan alkalmas, hogy robot üzemmódba vigyen bennünket, ám arra nem, hogy komplex, fajsúlyos helyzetekben növelje a produktivitást.
Home office & home school idején pláne fontos az időbeosztás, fókusz, de gondoljunk azokra is, akik nem ebben a cipőben vannak, pont fordítva, teljesen egyedül otthon, vagy az idősekre, akiknek nem az a segítség, ha bevásárolunk helyettük, hanem ha naponta kétszer beszélgetünk velük, nem azért szöknek meg otthonról, hogy vásároljanak, csupán figyelmet és kommunikálni akarnak.
A krízisek kezelése különösen nagy fókuszt és egyben adaptivitást is igényel. A fókusz azt jelenti, hogy teljes valónkkal, agyunk és figyelmünk legnagyobb mozgósítható részével egyetlen dologra koncentrálunk. Ha egy hátsó gondolatunk nekiáll „zaklatni” bennünket a koncentrálás folyamatában, egyetlen pillanat alatt odalesz a belső figyelem, a fókusz, az intuícióról nem is beszélve. A feladatváltás nemcsak fókuszváltást eredményez, hanem a fókusz gyöngülését, csökkenését is, hiszen a váltáshoz erőforrásokra van szükség: figyelemre, időre, jelenlétre. Ha csökken a fókusz, csökken a teljesítmény. Hérakleitosz, az ókori görög gondolkodó mondásához: „Nem léphetsz kétszer egyazon folyóba”, a buddhizmus még hozzáteszi: „És másodszorra már te sem vagy ugyanaz”.
A monotasking-ot szekvenciákkal támogathatjuk: határozzuk el, hogy huszonöt vagy negyvenöt percig csak egy meghatározott dologra összpontosítva dolgozunk. Ha eközben nem nézzük meg az értesítéseket, nem vesszük fel a telefont, öles léptekkel haladhatunk kitűzött céljaink – és részcéljaink – felé. Ha ez nehéznek tűnik, akkor először hagyjuk abba az értesítések nézegetését – így is túl sok jut majd el hozzánk, s a következő lépés, amikor a nap meghatározott óráiban bizonyos értesítéseket már ki is kapcsolhatunk.
Ezért roppant hatékony tud lenne a home office & home school rendszerben, persze ha nem ugyanazt az órarendet használjuk, mint egyébként. Számos olyan órarendet láttam a héten ami egész biztos megvalósíthatatlan első ránézésre is: nem volt szünet, tervezési idő, ebéd készítési idő tervezve…
A fókusz valójában a tervezéssel kezdődik: ezt követi a priorizálás.
Ismerjük fel, mi az, ami lényegtelen, és töröljük a naptárból, amit pedig nem tudunk törölni, azt delegáljuk. Válaszd ki, amit delegálhatsz – a delegálás alapképlete: minél nagyobb részét tudja egy feladatnak más is elvégezni, annál inkább delegálhatjuk! Outsource-olhatjuk ám bátran a gondolataink, a szellemi folyamataink egy részét jegyzetekkel is: az agyunk nem raktározásra termett, hanem innovációra. Ezután, elkészült listáink, jegyzeteink birtokában már nyugodtan kalkulálhatunk: hány feladatom van ma, melyiknél mire van szükségem, hogy elvégezzem, s melyik igényli a legtöbb energiát, melyikhez elég a jó öreg, nagyrabecsült rutin.
A fókusz a stratégiai és a végrehajtó feladatok csoportosításával is növelhető.
Így mintegy fókusz-programot hozunk létre: ez máris egy strukturált keret. Egy ilyen terv délután vagy este is készülhet, a to do lista a nap végén jóval kevésbé stresszel, viszont a következő nap összerakásában nagyon is segíthet! Ha menet közben veszítjük el a fókuszt, vissza is kell nyerni azt: ez bizony plusz energiába kerül. Arról nem is beszélve, hogy ha nem figyelünk az összpontosításra, akkor mi leszünk mások fókuszának az áldozatai, akik majd szépen telepakolják a napjainkat munkával, megbeszélésekkel!
Munka van bőven, megtölti a napot: nekünk magunknak kell az életünket – az időnket – megfelelően strukturálni ahhoz, hogy a lehető legésszerűbben, legeredményesebben, és a saját érdekeinket is figyelembe véve dolgozhassunk. Például, ismerjük fel saját fáradtságunkat, és ilyenkor ne is erőltessük a fókuszt. Ha megtanuljuk saját időnket tisztelni, akkor másokét is jobban fogjuk, és mások is jobban fogják respektálni a mienket. Így amikor majd mindenki visszatért az irodába, gyárakba, a meeting struktúrát és a döntési mátrixot – amit hetek alatt a nem egy helyszínen való együttműködés kikényszerített belőlünk, esetleg már tudatosan újratervezésre került – továbbra is használjuk! Így majdnem elkészül távból a hatékonyság növelési terv is, és behozható lesz a kimaradás és egyúttal sokkal jobban érezzük majd magunkat a bőrünkben.
Vigyázat, egyik napról a másikra nem fog menni, türelem, kitartás szükséges ehhez is. 21 napig tartós fókuszálás egy adott új szokásra elegendő ahhoz, hogy egy új szokást testre szabd, tudd, hogy mi működik és mi nem. A beépülés, hogy mindez rutinná váljon, sok figyelmet, következetességet, erőfeszítést, kitartást igényel. 2009-ben A University Collage of London kutatói diákokkal végzett kísérletei bebizonyították, hogy átlagosan 66 napba telik egy új szokás kialakítása. A megfigyelések igazolták, hogy mihelyst szokássá válik az új magatartási forma, kevesebb önfegyelem szükséges a fenntartására. Ahhoz, hogy az új szokás, teljesen automatikussá váljon, és a pozitív hatását mérni is lehessen, valamint a környezet is érzékelje, legalább 18 hónapra van szükség. Itt a lehetőség, hogy több szakaszban, de megvalósítsd, kezd el MOST!
