Reméljük, mindenki ismeri már az interim projektek típusait, ahol is minden alkalommal egy felsővezetői erőforrás hiány pótlásáról beszélünk. Legyen az tudás, tapasztalat, vagy erőforrás pótlása. A legegyszerűbb eset, amikor egy működő strukturált rendszerből egy rövid időre kiesik egy vezető és „csupán” a szervezeti egység működtetése a feladat, ez a gap management. Természetesen a valóság nem ilyen steril, és ráadásul mozgásban is van: bár a projekt gap – nek indul, de az indulást követően akár napokon belül lehet reorganizáció, rendszerépítés, felvásárlás, összeolvadás a fókuszban. Fejős Péter HH interim menedzser gyakorlatában már sokféle feladat előfordult, ez alkalommal Sólyomi Dáviddal egy klasszikus projekt menedzsment feladatról beszélgettek.

Egy autóipari beszállítótól érkezett a megbízás, hogy projekt menedzsert keresnek. Gyárátalakítás és több külföldi üzem integrálása volt az eredeti feladat, ami gépek áttelepítését és új gépek felállítását foglalta magában.

Miért mondja, hogy „az eredeti feladat”? Másképp alakultak a dolgok?

Igen, ebben az esetben is kijött, hogy ha a pókháló egy szálát meghúzzuk, jön vele a többi is. Konkrétan LEAN-esítés, hatékonyságnövelés, optimalizálás és a termelési veszteségek integráció során történő minimalizálása merültek fel igényként.

A projekt érdekességét egyébként az adta, hogy a megbízó holland-német tulajdonos volt, egy francia és egy holland helyszínről kellett gépeket és a termelést Magyarországra költöztetni, miközben volt egy olasz fővállalkozó, a gépek felállításában pedig német, lengyel és magyar alvállalkozók is közreműködtek. Meglehetősen nemzetközi volt a csapat, így feladatom sikeres ellátásához az interkulturális kapcsolatépítés is elengedhetetlenül fontos volt a LEAN ismeretek mellett, miközben egy ilyen horderejű projekt sokszor még egy nyelven is gondot tud okozni.

Meddig tartott a megbízás és milyen szakaszokra osztható?

Nagyságrendileg hét hónapot vett igénybe a projekt, melynek során az üzemcsarnok teljes layoutját módosítottuk, integráltunk két termékcsoportot, elkészültek az első minták, melyek jóváhagyásra kerültek, megtörtént a felületkezelő gép beüzemelése és próbaüzeme. Ráadásként a mechanikai előkészítő berendezést is integráltuk a sorba, mely automatizálás által csökkent az emberi erőforrásigény.

A projekt első szakasza a „lövészárkok” betemetése volt, a számos érintett között ugyanis voltak olyan érdekkonfliktusok, amiket rendezni kellett, hogy szakmai síkon tudjunk beszélni és ne érzelmi alapú döntések szülessenek. A kezdeti találkozók tehát egyértelműen a jó kapcsolat kiépítéséről szóltak.

Mivel a Megbízó rendkívül konstruktív volt, ezért a felmérés fázisa 1-2 hét alatt lezajlott, ennyi idő kellett, hogy átlássuk a projekt idő, pénz és teljes erőforrás igényét. Ezt követte a kivitelezési szakasz, melyben az egyre szűkülő határidőablakok mellett kellett az összes érintett együttműködését koordinálni, majd legvégül a próbaüzemet követően átadtuk a projektet.

Mit lehet elmondani az ügyféloldali visszajelzésről?

Rendkívül elégedettek voltak, mivel sikerült a tervezettnél kisebb alapterületen és alacsonyabb költséggel megvalósítani az elképzeléseket, ugyanis menet közben olyan döntéseket hoztunk, mellyel LEAN-ebb lett a folyamat, eltűntek a kihagyható lépések, ezáltal megtakarítást tudtunk elérni.

A holland-német tulajdonosi kör egyébként két eltérő habitust kívánt meg tőlem, gyakorlatilag mediátori szerepet is betöltöttem köztük. Azt persze látni kell, hogy a hollandok maximálisan tudatosan alkalmazták az interimet, mint eszközt, profin megfogalmazták az elvárásaikat, emellett természetesen rájuk jellemző módon minden fillérért kemény küzdelmet folytattak. Volt, hogy a tervezettnél igényesebb és drágább kivitelre tettünk javaslatot egy adott területen, az elérhető későbbi megtakarítások miatt, és ezt a számok fényében el is fogadták. Utólag a döntés helyességét az eredmények is visszaigazolták.

Mit lehet tudni a projekt utóéletéről?

Említettem, hogy itt sem egy lábon állt a probléma, így az adott megbízást követően egy beszerzési interim projekt is indult, mivel azonosítottuk, hogy a beszerzés és készletgazdálkodás területén további megtakarításokat lehet elérni. Az ügyfél elégedett volt a munkánkkal, ezért a második megbízással is bizalmat szavazott nekünk.