Az elmúlt hetek során kiemelt figyelemmel követtük a koronavírus (COVID-19) terjedését. A legutóbbi napok kivételes kihívások elé állították a vezetőket. Meg kell szervezni a működés fenntartását, nem lehet tervezni, de már most gondolni kell a jövőre. Szükség van következetes és érthető kommunikációra, mert ez ad biztonságot ebben az időszakban. A kríziskommunikáció, a válságra való felkészülés, a pandémiás terv számos menedzser napi munkájában most jelenik meg először. Egy krízishelyzetben a higgadt, tervezett, stratégiai szemléletű kommunikáció sokat segít minden szervezet működésében.

Javasoljuk megfontolásra cégvezetők, vállalati kommunikációs specialisták számára:

Általános szervezetirányítási és belső kommunikációra vonatkozó javaslatok

Javasoljuk, hogy minden vállalat készítsen átfogó pandémiás intézkedési tervet, melyben

• világosan rögzítésre kerülnek a járvány terjedésének időszakára vonatkozó átmeneti szabályok, prevenciós rendelkezések
• a központi tájékoztatásra, a személyi higiéniára, az egészségvédelemre, a munkavállalók kül- és belföldi üzleti utazásaira, a partnerekkel való kapcsolattartásra, valamint a belső kommunikációra vonatkozó, minden dolgozó számára kötelezően betartandó intézkedéseket, online videó vagy egy felsővezetői aláírással hitelesített körlevélben. Nyomatékosítani kell minden érintett számára, hogy annak érdekében, hogy sikerrel tudjuk elkerülni a tömeges megbetegedéseket, kötelező betartania mindenkinek a megfelelő higiéniai és kapcsolattartási szabályokat.
• Minden munkahely bejáratánál, valamint központ helységeiben legyenek elérhetők maszkok, kézfertőtlenítők, továbbá – lehetőség szerint – a vállalatok vezetése széles spektrumú multivitamin koncentrátumok szétosztását kezdeményezzék közvetlenül a munkavállalóik számára.
• Minden munkahely tegye lehetővé a gyengélkedők, tömegközlekedéssel utazók, veszélyeztetett célcsoportok (pl. idősebb munkavállalók, kisgyermekes szülők) otthonmaradását!
• A vezetőség a hatékony távmunkát szélessávú internet hozzáféréssel, telefon előfizetéssel, a belső hálózatok biztonságos használatával, valamint az online térben történő hatékony munkaszervezéssel, adminisztrációval és kommunikációval biztosítsa. E speciális és ideiglenes működési formáról elengedhetetlen a partnereket, beszállítókat és egyéb érdekgazdákat teljes körűen tájékoztatni!
• Javasoljuk Skype for Business, Zoom, Webex, Asana, SaaS és egyéb CRM rendszerek, valamint Google for Business programok használatát szakmai egyeztetésre, munkaszervezésre és a cég szervereihez, szolgáltatásaihoz való távoli hozzáférés biztosítására. A céges belső hálózat és erőforrások elérése érdekében elengedhetetlen, hogy megbízhatóan működő Virutális Magán Hálózat, vagyis VPN-rendszer legyen kiépítve, az adatok tárolásakor pedig fontos nyomatékosítani, hogy a dolgozók kizárólag csak a vállalat saját és megfelelően biztonságos felhőszolgáltatásait használhatják.

Személyi higiéniára, egészségvédelemre vonatkozó javaslatok. – „Safety first”

• Egyértelművé kell tenni, hogy mindenki számára az egészség megőrzése a legfontosabb, ez megelőz mindenféle gazdasági érdeket. Munkavégzés közben kötelező a védőfelszerelés (például maszk) viselése. A szájmaszkokat, gumikesztyűket, vitaminokat a vállalatok saját költségvetésből fedezik, biztosítják nagy darabszámban és pótolják.
• Határozatlan időre az összes munkahelyi rendezvény, céges tréning, nagy létszámú személyes megbeszélés elhalasztásra kerül.
• Minden, az üzem / irodaház területére belépő személy köteles fertőtleníteni a kezét a portán kihelyezett kézfertőtlenítő helyeken, valamint aláírni egy felelősségvállaló nyilatkozatot azzal kapcsolatban, hogy nem tartózkodott külföldön az elmúlt időszakban és tudta szerint nem érintkezett koronavírusos beteggel.
• A kézfogás, testi kontaktus teljességgel kerülendő, személyes találkozó alkalmával lehetőség szerint minimum 1 méter távolság tartandó! A közösségi helyiségekben, napi többszöri takarítást, fertőtlenítést, ablakon keresztüli szellőztetést célszerű biztosítani!
• Belső kommunikációs kampányok indítása: figyelemfelhívás a kézmosásra, kézfertőtlenítésre, köhögés, tüsszentés esetén minden esetben zsebkendőt használata, amelyet azonnal dobjon ki a kijelölt szemétgyűjtőbe.
• Köhögés, láz esetén a munkavállaló maradjon otthon és maradéktalanul értesítse háziorvosát! Minden dolgozó haladéktalanul köteles tájékoztatni munkáltatóját, amennyiben környezetében koronavírussal fertőzött megbetegedés történik, vagy hatósági házi karantént rendelnek el! Minden munkavállaló haladéktalanul köteles bejelenteni, ha ő vagy közvetlen családtagja külföldre kíván utazni vagy onnan érkezik haza. Azok a dolgozók, akik koronavírussal fertőzött, vagy olyan régióban jártak, amely karantén alá vont terület, visszaérkezésük után 14 napig kerüljenek házi karanténba.

Külső partnerekkel történő kapcsolattartásra vonatkozó javaslatok

Belépéskor minden külső partnernek kötelező egészségügyi nyilatkozatot kitölteni és azt aláírásával hitelesíteni, melynek hiányában senki nem léphet be a vállalat területére.

• Mindenki, aki belép az üzem területére, csak azon a helyen tartózkodhat, ami jövetelének elsődleges célja. Minden külső partner csak a cég munkavállalójának kíséretében léphet be az üzem/ irodaház területére.
• A koronavírus-járvány idejére célszerű felfüggeszteni minden külföldi üzleti utat.
• A külső partnerekkel történő személyes kapcsolattartás kizárólag arra korlátozódjon, amit az adott munkakör jellege indokol (például hatósági ellenőrzések, karbantartási munkák, áruszállítás, rendszerkiépítés, stb.). Minden más kapcsolattartás és ügyintézés telefonon, elektronikus levelezés formájában történjen.
• A távmunkából nem végezhető munkakörökben dolgozók, – például áruszállítók, csomagküldő futárok, postások, takarítószemélyzet tagjai – kizárólag ott tartózkodjanak és kizárólag annyi időre, ami feladatuk elvégzéséhez feltétlenül szükséges.

 Válságkommunikációra és krízismenedzsmentre vonatkozó javaslatok

• Javasoljuk, hogy minden cégnél legyen egy naprakész, rendszeres időközönként egyeztető válságstáb, aki a helyzet részletes ismeretének fényében azonnali hatállyal tud döntéseket hozni és intézkedéseket bevezetni.
• Javasoljuk, hogy a vállalatvezetők allokáljanak jól elkülönített büdzsét az összehangolt pandémiás intézkedési terv gyakorlati megvalósítására.
• A hivatalos vállalati kommunikáció során kiemelten fontos megnyugtatásra és az objektivitásra való törekvés, valamint a tényszerű közlés. Az álhírek, spekulációk, félrevezető információk terjedésének megakadályozása érdekében elengedhetetlen kerülni a pánikkeltő, érzelemgazdag megfogalmazásokat.

 

Írjatok, hívjatok, ha segítsünk bármelyik területén:

info@hammelhochreiter.com