A LEAN elkülönít hét veszteségfajtát, melyek között ott szerepel a rossz kommunikáció is. Papírforma szerint idetartoznak a felesleges emailek, a forwardok és a cc-k, és minden olyan dokumentum is, amit az adott címzett nem igényel, vagy csak átalakítva tudja feldolgozni.
Igen ám, de ha ránézünk a többi hat veszteségre, látnunk kell, hogy azok mindegyike is egytől-egyig a rossz kommunikációból fakad. Így a várakozásból fakadó veszteségnek is lehet az oka, hiszen várakozási idő az irányítási problémák miatt is keletkezhet. Pontosabban az irányítás hiányából, hiszen nemcsak az alapanyag vagy a félkész termék „tud hiányozni” a szükséges tevékenység megkezdéséhez, hanem az információ is.
Ha pedig a felesleges mozgás veszteségfajtáját vesszük, alapértelmezésként abból indulunk ki, hogy a daraboknak, az eszközöknek az egyik helyről a másikra történő mozgatás közben nem zajlik olyan tevékenység, amely érték lenne a vevő számára. Igaz – de akkor sem, ha loholni kell az utasításért, és ha visszaérve kiderül, hogy mégsem úgy van, mert közben történt valami, amivel az utasítás nem kalkulált. A kommunikáció mindig mozgás is, a felesleges kommunikáció pedig felesleges mozgás.
A LEAN vevőközpontú filozófiája felesleges tevékenységnek nevezi azt a veszteségfajtát is, ami nem viszi közelebb a terméket ahhoz, amit az ügyfél elvár. Ilyen bizony felesleges az a kommunikáció is, ami csak az ellenőrzésért önmagáért születik meg, esetleg valaki úgy véli, hogy ezzel is igazolhatja saját fontosságát. Az idő közben pedig szép csendesen telik…
Látszólag erőltetettnek tűnhet, hogy a nem ergonomikus munkafolyamatokat is a rossz kommunikációhoz soroljuk. Ám gondoljunk csak bele, hogy amikor olvasni kell, amit jóval gyorsabban, magyarázó ikon formájában is meg lehetne érteni, vagy nézni kell, amit hallani lenni jobb, tanulmányozni, amiről egy rövidfilm tizedannyi idő alatt százszor annyit mond – hasonló többletterhelés ez, mint a hibás testtartás. Így pedig épp ugyanolyan többletráfordítást is igényel.
Nézzük a készletet! Ez már csak nem lehet kommunikáció, igaz? Pedig dehogyisnem: levelek, táblázatok, utasítások, szórólapok, szabályzatok ugyanúgy tudnak torlódni és felhalmozódni, sőt a digitális térben néha még jobban, mint a megmunkálók és a szerelők között felgyűlő készletek. Maga a lean is készlet-jellegű veszteségként tartja számon az engedélyezésre váró dokumentumokat – ezek mennyisége tükrözi leginkább a vezetés egyes szintjeinek döntésképtelenségét.
Végezetül, az örök hiba: a hiba maga. Hibás termék vagy szolgáltatás sosem jön létre a kommunikáció hibája nélkül. Ráadásul mennyi felesleges kommunikációs tevékenység és utómunka kapcsolódik hozzá: észreveszik, jelzik, kijavítják… és elnézést kérnek a vevőtől. Mindez megelőzhető vagy csökkenthető a kommunikáció javításával, fejlesztésével.
Mert a kommunikáció is lehet LEAN, sőt annak is kell lennie – ha mégsem az, akkor mérhető a veszteség, amit a hiányosságai okoznak. Ám csak akkor lehet LEAN, ha lényege és célja ugyanaz, mint a TPS-nek magának – hiszen a betűszó ma már azt jelenti: Thinking People System.
interim menedzsment, karrier menedzsment specialista
