Melyik cégkultúrában működik legkevésbé jól a delegálás? Gyakran hallott vezetői panaszok: reggeltől estig tüzet oltunk, nincs időnk, rengeteg dolgunk van. „Nincs időnk befoltozni a kerítést, mert össze kell terelnünk a tyúkokat!” Ezek a mondatok a mikromenedzsment jól ismert szlogenjei, és aki mondja, nem néz szembe azzal, hogy aki nem delegál, az szétesik, és cége forrásait is szétforgácsolja.
A kézi irányítás maga a kézzelfogható veszteség. Akinek az „én jobban tudom…” érzésre van szüksége, nem a legjobb vezető. A valódi vezető nem ódzkodik a feladatok kiosztásától: aki félelemből nem delegál, az mástól is fél. A jó vezető pedig nemcsak a delegálásban, hanem más döntésekben is bátor, magabiztos.
Ahol nincs tervezésre idő, ahol nem működik a folyamatszemlélet, ahol kész embereket akarnak, nincs képzés, oktatás, vagy ahol az emberekhez rendelik a feladatokat, és nem a feladatokhoz az embereket, ott a delegálás sem tud működni. Így nem csak nélkülözhetetlen vezetők, alapító-tulajdonosok lesznek, hanem nélkülözhetetlen szakértők, specialisták, munkatársak, operátorok is!
Némelyik menedzser egyenesen attól tart, hogy a beosztottja jobban csinálná, mint ő – pedig ez nem baj. Igenis van, amit a beosztott csinálhat jobban. Ettől nem a vezető tekintélye csökken, hanem a vállalat reputációja nő: elterjed, hogy kiváló munkatársak dolgoznak ott. A főnökük pedig nem akar se pótolhatatlannak, se nélkülözhetetlennek, se mindenhatónak látszani.
Közismert mondás, hogy nem feladatot, hanem felelősséget delegálunk – és egyben bizalmat is. A delegálás maga a testre szabott, személyre szóló bizalom, amikor a vezető átadja a saját felelősségi körébe tartozó feladatot a megfelelő beosztottjának. És nem fél közben attól, hogy „míg elmondom, meg is csinálhatnám”. Nem legyezgeti a saját hiúságát azzal, hogy „úgy, mint én, úgysem tudja megcsinálni”. Nem csapja be magát azzal, hogy „a delegálás nekem kétszer annyi munka, a javítás miatt”. Nem hivatkozik arra, hogy „delegálom, de öt perc múlva itt van nálam az első tíz kérdés”.
A feladattól szétválaszthatatlanul a felelősséget, a hatalmat, a jogkört is delegáljuk. A felelősség pedig olyan, mint a szeretet: osztódással szaporodik, a beosztott is felelős lesz, és a vezető is az marad. Aki megfelelően delegál, az egyben az időgazdálkodását is fejleszti, és a munkatársait, azok önállóságát is. Nem beszélve a nagy TITOKRÓL, a megtartás varázslatáról is!
Mér és értékel is egyben, mert a beosztottak képességeiről, teljesítményéről, kapacitásáról szerez információt. A delegálás ebben az értelemben lehet jutalom, rejtett grading is. Egy vállalatban egyenesen harcoltak a kollégák azért, hogy ki készítse el az aktuális jelentést – hiszen tudták, hogy ezzel a feladattal (egy bonyolult folyamat elsajátításával) piacképes tudást fejleszthetnek a maguk számára is. Nyilvánvalóan mindent nem lehet delegálni – hogy mit nem, az szektoronként, vállalatonként, vezetőnként és beosztottanként is eltérő. Ennél fontosabb kérdés, hogy mit, kinek, és milyen elvárások mentén delegálunk – mert a feladat nem egyszerű, viszont kötelező. Lehet, hogy egyeseknek ez rossz hír, a jó hír viszont az, hogy a delegálás „művészete” fejleszthető jártasság. Csupán ismerni kell a beosztottak kompetenciáit: amikor egy cégben a megfelelő ember a megfelelő munkát a megfelelő módon végzi el, az annak a jele, hogy ott bizony a vezető jól delegál.
És aki jól delegál, nemcsak forrást optimalizál, hanem flow-t is generál – mert jól motivál. Ma a fiatal munkavállalók számára elsődleges, hogy munkahelyükön fejlődhessenek: a delegálás ehhez is teret ad. Az igazi tehetségeket a felelősség igenis motiválja – hiszen máskülönben hogyan tehetnének szert tapasztalatra? Ám ne feledjük: teher alatt nő a pálma. Fokozatosan delegáljunk, először ne komplex, hanem kompakt, átlátható és elvégezhető, sikerélményt adó feladatot! A konyhában a kezdők sem a Wellington-bélszín elkészítésének első három fázisával, inkább egy palacsinta vagy egy rántotta önálló megalkotásával próbálkoznak. Ha már túl vannak az első sikeres sült krumplin…
A munkatársnak a főnöke persze a körmére akar nézni, de itt is van aranyszabály, ami segít. Egy kezdő kolléga esetében, ha a kis feladatoknál nagyobb kontrollal – és sűrű visszajelzésekkel – támogatjuk, akkor hamarosan a nagyobb feladatoknál is csak kisebb kontrollra lesz szükség. Kommunikáció nélkül delegálás sincs: a kiosztott feladatot helyezzük el a nagy képben, és mutassunk rá, hogyan mérhető. Így arra is fény derül, hogy nem kényelemből, hanem üzleti okok miatt delegál a vezető. S mert van olyan feladata, amit viszont csak ő tud elvégezni – vagyis, azért érdemes minél jobban delegálni, mert mindent nem lehet. A delegálás alapja valahol hit is: a jó vezető hisz munkatársaiban, beosztottjaiban, alkalmazottjaiban – a vállalat közösségében. Az a menedzser, aki nélkülözhetetlenné vált a cégében, nem ért az erőforrások kezeléséhez. Minden vezető maga felelős – mondjuk ki: hibás – azért, ha pótolhatatlannak érzi magát. S nemcsak az érzésért: azért is, ahogy ez a helyzet kialakult. Ám a lehetőség is az ő kezében van, hogy változtasson ezen, márpedig a vállalatnak és vezetőnek is ez az érdeke.
Forrás: HRportal
