Es ist fast drei Jahrzehnte her, dass wir zum ersten Mal die Segnungen des elektronischen Mailings erlebt haben. Nach einer Weile haben wir uns daran gewöhnt, und wir wurden sogar süchtig danach. Wir haben die Anzahl unserer Faxe und Schneckenpostzustellungen auf ein obligatorisches Maß reduziert, und wir glaubten, dass alles besser, schneller und einfacher sein würde. So sieht es heute jedoch nicht mehr aus…
Damals hatten wir nicht erwartet, dass die Menschheit im Jahr 2018 187 Millionen E-Mails pro Minute und 25.000 GIFs in Messenger versenden würde. Wir haben auch nicht erwartet, dass fast eine halbe Million Tweets getwittert werden, während sich eine Million Nutzer in ihre Facebook-Konten einloggen und im gleichen Zeitraum fünfmal so viele YouTube-Videoaufrufe gezählt werden – und das hört überhaupt nicht auf.
Vor dreißig Jahren hatten wir nicht einmal damit gerechnet, einen Skype-Anruf zu erhalten, während wir einen Brief verfasst haben oder eine dringende Mail während einer Videokonferenz schreiben werden. Die Kommunikation ist komplex geworden, ebenso wie die IT. Die Auswirkungen sind unvorhersehbar und haben enorme Auswirkungen auf die Geschäfts- und Unternehmensprozesse.
Es besteht ein Bedarf an unterschiedlichen Arbeitskräften mit neuen Fähigkeiten und Tempo, da es tagsüber zu ungewöhnlichen Problemen kommen kann. Es wird empfohlen, unseren Tag mit einem Blick auf den Spam-Ordner zu beginnen, aber das allein reicht nicht aus.
Inzwischen sind neue Plattformen entstanden und E-Mails sind multifunktional geworden. So ist beispielsweise der Posteingang zu einem Werkzeug für die Priorisierung geworden. Das Gleiche gilt für die automatische Vorschaufunktion, weshalb wir in der Regel die wichtigsten Punkte in den ersten beiden Zeilen unserer E-Mail schreiben und zusammenfassen. Wir können nicht mehr alles nach der klassischen Dreifachregel – Replay, Forward, Delete – handhaben.
Aufgrund von IT-Unsicherheiten fragen viele Kollegen, ob der Empfänger die E-Mail gesehen oder erhalten hat.
Häufig stoppt der Sendevorgang eines E-Mails und erscheint nicht beim Senden – eine der vielen Problemen, die die Technologie mit sich bringt.
Es ist kein Zufall, dass das Empfangen von immer mehr E-Mails, das Überprüfen unserer Postfächer (nicht zur Überprüfung unserer Arbeit, sondern unserer Postfächer), der erhöhte Zeitaufwand beim Lesen von E-Mails sowie das Empfangen nutzloser E-Mails zu einem regelmäßigen Thema wurde. Absender dieser Spam-E-Mails täuschen uns oft vor, das Abonnement zu kündigen, aber dann zielen sie immer wieder auf uns ab und schießen…
Ein schlechtes Signal ist ein überlaufendes Postfach, oder wenn die Anzahl der internen Mails den Versand an externe Partner erreicht oder übersteigt. In diesen Fällen kann es sinnvoll sein, auf Chat oder andere Plattformen zu wechseln. Wenn ein Manager dies nicht bedenkt, wird er eines Tages feststellen, dass seine Mitarbeiter dies selbst getan haben, um ihr eigenes Leben einfacher zu machen.
Die Zeit ist die tragischste Komponente des Gleichgewichts. Wenn es Minuten dauert, einen Anhang hochzuladen, erscheint diese Zeit am Ende des Tages und sogar am Ende des Monats, als schwerer Verlust, der sich jedes Mal multipliziert.
Obwohl es verschiedene Ordner, Laufwerke, Verknüpfungen zu einzelnen Unternehmensbereichen gibt, um die Situation zu optimieren, helfen diese auch nicht, wenn es zu IT-Problemen kommt – und diese sind immer vorhanden.
Die unsachgemäße Verwendung von E-Mails untergräbt direkt die Effizienz, aber leider ist nicht ganz klar, wie man das Problem am besten löst – die alte Routine kann irreführend sein. Es ist wichtig, nicht für den Kanal zu optimieren, sondern für Prozesse, Aufgaben und Unternehmen!
