Lassan már harmadik évtizede, hogy rácsodálkoztunk az elektronikus levelezés áldásaira. Aztán megszoktuk, sőt rászoktunk, a faxot és a csigapostát a kötelezőre csökkentettük, és hittünk abban, hogy minden jobb, gyorsabb és egyszerűbb lesz. Ma már nem így tűnik…

Azzal akkoriban ugyanis még nem számoltunk, hogy 2018-ban az emberiség percenként 187 millió emailt enged majd útjára, 25 ezer GIF-et küld Messenger-en, közel félmillió tweet születik ugyanennyi idő alatt, egymillióan jelentkeznek be a Facebook-ra, ötször ennyi videót néznek meg a Youtube-on – és folytathatnánk a sort.

Harminc éve például még arra sem számíthattunk, hogy miközben levelet írunk, hirtelen fogadni kell egy skype-hívást, vagy videokonferencia közben érkezik egy sürgős mail. A kommunikáció komplex lett, és ezzel az informatika is. Mindez pedig kiszámíthatatlan – de tapasztaljuk, hogy hatalmas! – hatással van az üzletmenetre, a céges folyamatokra is.

Más munkaerőre van szükség ezen a területen is, új skill-ekre és tempóra, mert bármelyik nap jelentkezhet egy eddig ismeretlen, szokatlan probléma. És a jó tanács, hogy kezdjük a napunkat a spam mappa átnézésével, fontos, de már nem elég.

Hiszen közben új platformok jelentek meg, és az elektronikus levelezés is multifunkcionálisá vált: az inbox például a priorizálás eszközévé is vált. Ugyanezt – meg a fókuszt – szolgálja az auto-preview funkció, ezért is szoktunk rá, hogy a mail első két sorában írjuk le, foglaljuk össze a lényeget. Már nem tudunk mindent a klasszikus hármas szabály – replay, forward, delete – szerint intézni.

Az informatikai bizonytalanságok miatt sok munkatárs szóban is az elektronikus levelekről beszélget: láttad, megkaptad a mailemet?
És a mail gyakran megáll, nem úgy jelenik meg, ahogy elküldtük, és sok más furcsaságra is képes.

Nem véletlen, hogy rendszeres téma: egyre több mailt kapunk, egyre gyakrabban nézzük meg a mailboxunkat (tehát nem a munkánkat monitorozzuk, hanem a postaládát), egyre több időt töltünk a mailek olvasásával, és egyre több a fölösleges mail. Melyek küldője gyakran fittyet hány arra, hogy leiratkoztunk, újra és újra céloz, és lő…

Rossz jel a túlcsorduló mailbox, vagy ha a belső levelezés mennyisége eléri vagy meghaladja a külső partnerekkel való mailezést: érdemes áttérni ilyenkor chat-re vagy másra. Ha ezt nem tartja kézben a vezető, akkor egy szép napon arra ébredhet, hogy a beosztottak kialakították maguknak, hiszen miért is bonyolítanák a saját életüket?

A mérleg legtragikusabb komponense az idő. Ha percek telnek el arra várakozva, hogy egy mellékletet feltöltsünk csatolmányként (ma már divat a small in bytes mail), az komoly veszteségként jelenik meg a nap, a hó végén, beszorozva minden alkalommal.

Itt vannak ugyan ennek a helyzetnek az optimalizálására a különböző mappák, a meghajtók, az egyes  vállalati részlegekhez tartozó linkek, de ha bármilyen informatikai gubanc áll elő (márpedig mindig akad ilyen), akkor fújhatjuk.

Az email nem megfelelő használata direkt módon rontja a hatékonyságot, de sajnos nem evidens, hogy mikor mi a nyerő megoldás: a régi rutin félrevezethet. Lényeg, hogy ne a csatornára optimalizáljunk, hanem a folyamatra, feladatra, bizniszre!

Szerző: Kristóf Györgyi